Betyg från friskolor

Enligt skollagen är fristående skolor skyldiga att lämna över kopia på de utfärdade slutbetygen till den kommun där skolan är belägen. Syftet är att garantera elever i fristående skolor tillgång till sina slutbetyg.

Så här ska du göra för att leverera ett arkiv till Stadsarkivet

När ska leveransen ske?

En friskola ska leverera årets slutbetyg i oktober. Slutbetygen från juni överlämnas i oktober samma år.

Vad kostar det?

Det kostar ingenting att leverera arkiv. Du behöver heller inte avtala leveransen i förväg.

Vad ska ingå i leveransen?

Det som ska ingå i leveransen är en digital kopia av betyget i pdf-format. Observera att den digitala kopian behöver ha rektors underskrift.

Om en elev saknar slutbetyg och i stället fått ett samlat betygsdokument eller studiebevis är det detta dokument som ska skickas in.

Format och filer

Betyget ska skannas i färg och sparas som en pdf, helst i formatet pdf/A-1b.

Skanna i hög upplösning, gärna i 300-400 dpi. Försök att få kopiorna så snygga som möjligt.

Varje betyg sparas som en separat fil. Döp filen elevens tolvsiffriga personnummer och bindestreck före de fyra sista siffrorna (xxxxyyzz-åååå).

Mall för register

Samtliga elever i avgångsklasserna vars betygshandling ingår i leveransen ska registreras i en excelmall.

Så här fyller du i excel-mallen

Alla betygshandlingar som gäller elever i avgångsklasserna och som därmed ingår i leveransen ska även registreras i excelmallen. Följ mallens format när ni skriver in personnummer, 12 siffror med bindestreck efter födelsedatum. Det är viktigt att personnummer registreras enligt mallens format.

Exempel: En elev med personnummer 050505-0101 registreras som 20050505-0101. 

Excelmall för registrering av elevers betygsdokument

Tänk på det här när du skapar registret

Registret gäller per skola, inte ett per klass. Om skolan består av både grundskola och gymnasium krävs ett register för grundskolan och ett register för gymnasiet.

Gäller leveransen betygshandlingar för flera år så behöver du göra ett excelregister för varje år. Innan du levererar behöver du kontrollera att alla aktuella elever finns registrerade och att alla betygsfiler finns med i leveransen. Gör inte en pdf av listan utan skriv i excelmallen.

Register som inte är korrekt ifyllda skickar vi tillbaka till skolan för komplettering. Vi skickar även tillbaka pdf:er av dålig kvalitet.

Leveransadress

Lägg betygshandlingar samt excelregistret på ett usb-minne.

Skicka även med kontaktuppgifter, e-postadress och telefonnummer till den som ansvarar för leveransen. Använd gärna vadderat kuvert eller tejpa fast usb-stickan på kuvertets insida. 

Skicka till:
Stockholms stadsarkiv 
Ref: Friskolebetyg
Box 22063
104 22 Stockholm